Wieso benutzen immer mehr Unternehmen PDF?

Veröffentlicht am 13. Februar 2023 von Geolitico in Dies & Das // 0 Kommentare

PDF / Quelle: Pixabay, lizenzfreie Bilder und Grafiken, open library: AAGraphics; https://pixabay.com/de/illustrations/dateien-dokumentieren-b%c3%bcro-gesch%c3%a4ft-7252442/

Ein PDF-Dokument hat viele Funktionen. Man kann es nach Informationen durchsuchen, Daten daraus kopieren oder Seiten in einem PDF-Dokument bearbeiten.

Ob in der Politik oder in einer anderen Branche, PDF-Dokumente werden von zahlreichen Unternehmen verwendet. Doch auch Privatpersonen nutzen PDF-Dokumente, um elektronische Daten auszutauschen. Doch wieso benutzen immer mehr Unternehmen PDF und was kann das offene Dateiformat alles? Hier erfährt man, wieso PDF-Dokumente nicht mehr aus dem Alltag der Menschen wegzudenken sind.

Was genau ist ein PDF-Dokument?

In jeder Branche werden PDF-Dokumente verwendet. Doch was genau ist PDF? PDF ist die Kurzform für Portable Document Format. Dabei handelt es sich um ein offenes Dateiformat, welches für den Austausch von elektronischen Dokumenten verwendet wird. Ein PDF-Dokument kann auf jedem Gerät eingesehen werden. Demnach kann man sich sicher sein, wenn man PDF-Dokumente an die Kollegen verschickt, dass sie von jedem geöffnet werden können.

Doch wozu benötigt man ein PDF-Dokument? Ein solches Dokument ist für die Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten vorgesehen. Allerdings werden einige Funktionen ausgeschlossen, die nicht mit der Langzeitarchivierung kompatibel sind. Wer ein PDF-Dokument verwendet, kann einige praktische Funktionen nutzen. Nicht umsonst ist PDF eines der beliebtesten Dokumentenformate, mit denen man arbeiten kann. Nahezu jeder, der mit dem Computer arbeitet, verwendet ein PDF-Dokument. Allerdings reicht das einfache Betrachten einer solchen Datei nicht aus.

Die Funktionen eines PDF-Dokuments

Ein PDF-Dokument hat zahlreiche Funktionen. Man kann das Dokument nach bestimmten Informationen durchsuchen, Daten aus dem Dokument kopieren oder Seiten in einem PDF-Dokument bearbeiten. Doch es besteht auch die Möglichkeit, mehrere PDF-Dokumente zusammenzufügen. Wieso man eine PDF zusammenfügen sollte? Nicht selten werden mehrere PDFs generiert, wenn man zum Beispiel Bilder scannt. Möchte man diese jedoch in nur einer Datei haben, lohnt es sich, die Dateien zusammenzufügen.

Doch in einer PDF-Datei kann man auch kleinere Änderungen vornehmen, wenn man sich verschrieben hat. Mit dem kostenlosen PDF-Viewer kann man eine PDF-Datei ganz einfach öffnen und lesen. Möchte man jedoch Korrekturen vornehmen, benötigt man eine leistungsfähigere Software. Mit der kostenpflichtigen Software hat man die Möglichkeit, mit den vorhandenen PDF-Werkzeugen kleinere Korrekturen im Text vorzunehmen. Doch auch die Reihenfolge der Seiten kann mit einem Tool geändert werden. Da das Schützen der Umwelt bei zahlreichen Unternehmen im Mittelpunkt steht, sind digitale Dokumente die ultimative Lösung.

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