Ein digitales Fahrtenbuch führen

In einem Fahrtenbuch wird die Nutzung von Fahrzeugen innerhalb eines Unternehmens detailliert niedergeschrieben. Das geht auch in einem digitalen Fahrtenbuch.

Digitalisierung ist innerhalb von Unternehmen und auch bei Privatpersonen ein wichtiges Thema. Moderne Technologien erleichtern den Alltag und bieten Einsparpotenzial. Firmen mit großem Fuhrpark nutzen vermehrt GPS-Techniken innerhalb der Fahrzeuge und wissen zu jedem Zeitpunkt, wo sich welcher Wagen aufhält. Diese Daten können aber auch für weitere Abläufe im Unternehmen eingesetzt werden, sie ersetzen in vielen Fällen die klassische Arbeitszeiterfassung und unter Umständen auch das manuelle Fahrtenbuch im Wagen.

Wieso man ein Fahrtenbuch führen sollte

In einem Fahrtenbuch wird die Nutzung von Fahrzeugen innerhalb eines Unternehmens detailliert niedergeschrieben. Diese Angaben sind wichtig, um sie in die Steuererklärung einfließen zu lassen, denn hier sollte man geschäftliche von privaten Fahrten deutlich trennen. In den meisten Fällen profitieren Unternehmen von steuerlichen Vorteilen, wenn das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird.

Was alles im Fahrtenbuch stehen sollte

Der Gesetzgeber macht deutliche Vorgaben, wenn es um den Inhalt des Fahrtenbuchs geht. Diese Informationen müssen zwingend enthalten sein, damit das Buch ordnungsgemäß geführt werden kann.

Zum einen werden Daten rund um den Wagen benötigt, beispielsweise das Kennzeichen, denn so lässt sich das Fahrtenbuch eindeutig zuordnen. Auch der Kilometerstand muss eingetragen werden und das auch bei jeder Fahrt, zu Beginn und zum Ende der Reise. So ergibt sich dann automatisch der neue Kilometerstand des Fahrzeugs.

Bei jeder Fahrt sind Informationen rund um die Fahrt anzugeben, der Grund der Fahrt und ob es sich um eine private oder dienstliche Reise handelt. Zusätzlich müssen Datum, Start- und Zielort, gewählte Route, Zweck der Fahrt und der Name des Fahrers eingetragen werden.

Klassisches Fahrtenbuch

Das klassische Fahrtenbuch wird in der Regel manuell geführt und befindet sich immer in dem betroffenen Fahrzeug selbst. Der Gesetzgeber sieht aber zusätzlich eine weitere Methode für die Versteuerung von Firmenwagen vor, die zusätzlich privat genutzt werden.

1-%-Methode

Mittels der Ein-Prozent-Regelung können Betriebskosten geltend gemacht werden, diese Methode lohnt sich jedoch nur, wenn der Fahrer generell den Aufwand eines Fahrtenbuches fürchtet und wenn der Wagen sehr viel privat genutzt wird. Für die Berechnung des geldwerten Vorteils wird immer der Neupreis eines Autos genutzt, auch wenn der Wagen gebraucht gekauft wurde.

Diese Regelung ist jedoch nicht sinnvoll, wenn der Wagen selten privat genutzt wird, oder wenn der Listenpreis sehr hoch ist. Denn je höher der Preis des Autos, desto höher die Steuerlast. Wurde der Wagen günstig gekauft oder ist bereits vollständig abgeschrieben, dann ist das klassische Fahrtenbuch der Ein-Prozent-Regelung aus Kostengründen vorzuziehen.

Das digitale Fahrtenbuch als Alternative

Mittlerweile muss ein Fahrtenbuch nicht mehr ausschließlich in Papierform geführt werden, das digitale Fahrtenbuch ist auf dem Vormarsch und erleichtert die Abwicklung. Hierzu müssen jedoch einige Arbeiten am Wagen selbst vorgenommen werden, auch moderne Software ist nötig hierzu.

Überprüfung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt

Finanzämter überprüfen Fahrtenbücher stichprobenartig in regelmäßigen Abständen. Dazu werden unter anderem eingereichte Quittungen mit den Angaben aus den Büchern abgeglichen, dies ist anhand der eingetragenen Daten leicht möglich. Gleiches gilt für privat eingereichte Belege, wenn diese mit Fahrten des Firmenwagens zusammenhängen.

Ein Fahrtenbuch muss schlüssig und eindeutig geführt werden, die getätigten Angaben dürfen nur in Ausnahmefällen geändert oder korrigiert werden. Änderungen müssen deutlich als solche gekennzeichnet werden.

Ein digitales Fahrtenbuch einführen

Digitale Fahrtenbücher sind nicht nur eine Erleichterung für das betroffene Unternehmen und die Mitarbeiter, es bietet auch noch weitere Vorteile und vereinfacht den Arbeitsalltag. Wenn ein Unternehmen ohnehin über einen digitalen Ausbau nachgedacht hat, kann sich die Einführung eines digitalisierten Fahrtenbuchs noch mehr lohnen.

GPS-Tracker mit passender App

Für die Erfassung der relevanten Daten ist ein GPS-Gerät im Inneren des Wagens notwendig. Dieses kann auf unterschiedliche Arten angebracht werden. Moderne Fahrzeuge sind oftmals schon mit dieser Technik ausgestattet, hier benötigt das Unternehmen lediglich eine passende Software. Ältere Autos können mit einem mobilen oder einem fest eingebauten GPS-Tracker ausgestattet werden. Diese unterscheiden sich hauptsächlich in der Art der Stromversorgung. Während mobile GPS-Tracker über einen integrierten, aufladbaren Akku verfügen, werden andere Geräte fest mit dem Strom des Autos verbunden. Das kann beispielsweise die Kfz-Batterie, ein USB-Port oder die OBD-Schnittstelle sein.

Fest eingebaute GPS-Tracker sind deutlich sinnvoller, da sie nicht stetig aufgeladen werden müssen, sie senden ihre Daten somit konstant und ohne Unterbrechung. Die gesammelten Daten überträgt das Gerät dann mithilfe der integrierten SIM-Karte über das Mobilfunknetz an die verbundene App des Anbieters. Diese kann auf dem Handy oder Tablet genutzt werden, aber auch ein Softwareprogramm für den Rechner in der Firma ist möglich. Innerhalb dieser Ansicht erhält der Fuhrparkmanager einen guten Überblick und kann die Position jedes Fahrzeugs einsehen. Die Informationen werden über einen gewissen Zeitraum, meist bis zu einem Jahr gespeichert.

Bei Bedarf kann das Programm Daten zu einem bestimmten Fahrzeug in einem festgelegten Zeitraum als PDF-Datei exportieren. Diese Unterlagen werden dann mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht.

Wie GPS-Geräte genutzt werden können, um ein Fahrtenbuch zu führen

Nachdem die GPS-Geräte installiert und vernetzt wurden, muss für jedes Fahrzeug zunächst ein Profil angelegt werden. Hier werden Details zum Wagen selbst benötigt, beispielsweise das Kennzeichen sowie den aktuellen Kilometerstand. Aber auch weiterführende Angaben zum Fahrzeugtyp sind sinnvoll, denn so gibt das Programm einen guten Überblick über den Fuhrpark. Anhand der gespeicherten und fortlaufend aktualisierten Daten ist sofort ersichtlich, wann eine Inspektion des Autos ansteht.

Zusätzlich wird im Programm ein fester Fahrer zugewiesen, die Daten werden dann mit dem Fahrzeug verknüpft.

Vorteile eines digitalen Fahrtenbuchs

Die Nutzung von GPS-Geräten erleichtert die Führung eines Fahrtenbuches enorm, denn alle relevanten Daten werden ohnehin von dem Tracker aufgezeichnet. So kann man diese gleich für die Vervollständigung der Unterlagen nutzen. Somit entfällt die manuelle Führung gänzlich, lediglich der Zweck der einzelnen Fahrten muss später in der App ergänzt werden.

Unternehmen profitieren von gesteigerter Sicherheit bei den wichtigen Unterlagen für das Finanzamt, denn diese Geräte können nicht manipuliert werden. Auch kann der Fahrer keine Daten im Fahrtenbuch fälschen oder nachträglich verändern. Die gesamte Führung des Fahrtenbuches ist per App steuerbar, auf Wunsch erhält der Nutzer einen bestimmten Auszug.

Zusätzlich hat das Unternehmen eine transparente Einsicht in den gesamten Fuhrpark und alle zurückgelegten Wege. Das bietet Raum für Optimierungen und unterstützt zukünftige Abläufe und Planungen.