Das richtige Raumbuchungssystem wählen

Raumbuchungssystem / Co-working / Büro / Quelle: Unsplash, lizenzfreie Bilder, open library: Alex Kotliarskyi; https://unsplash.com/photos/QBpZGqEMsKg Raumbuchungssystem / Co-working / Büro / Quelle: Unsplash, lizenzfreie Bilder, open library: Alex Kotliarskyi; https://unsplash.com/photos/QBpZGqEMsKg

Ein Raumbuchungssystem muss nicht kompliziert sein und kann mit wenig Aufwand die ganze Arbeit übernehmen. Aber es sollte vor allem intuitiv sein.

Nicht wenige Menschen hatten schon das Vergnügen, sich mit dem letzten freien Platz im Coworking-Space oder doppelt belegten Räumen auseinanderzusetzen. Das bringt einerseits viel Ärger mit sich und anderseits bremst es auch die Produktivität. Dieses Problem lässt sich aber mit einem professionellen Raumbuchungssystem vermeiden. Dieser Ratgeber verrät, welches Produkt das passende für die eigenen Ansprüche ist. 

Welche Raumbuchungssysteme gibt es?

Je nachdem, ob das Programm auf die externe oder interne Verwaltung ausgelegt ist, lassen sich grundsätzlich drei verschiedene Typen differenzieren.

  • Externe Verwaltung

Mit einem externen Raumbuchungssystem können außerbetriebliche Räume effizient und schnell gebucht werden. Dies eignet sich aber eher für besondere Anlässe oder außergewöhnliche Besprechungen und nicht für die interne Verwaltung einer Firma. 

  • Interne Verwaltung

Das interne Raumbuchungssystem unterstützt den Nutzer dabei, die Übersicht über die verfügbaren Räumlichkeiten zu bekommen. Bereits mit Free-Versionen lassen sich individuelle Pläne erstellen und so die interne Unternehmenskommunikation verbessern. Der Nutzer hat mit so einem System immer einen Einblick in die Planung gegebener Strukturen, also welche Räumlichkeiten wann und mit wie viel Leuten belegt sind.

Die interne Verwaltung eignet sich ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen bzw. Start-ups, Universitäten oder Schulen. Da sich das System auf gegebene Büroräume beschränkt, eignet es sich nicht für die Suche externer Räumlichkeiten.

  • Vollständige Verwaltung (intern und extern)

Für diejenigen, die in internen und externen Räumen regelmäßige Meetings veranstalten, empfiehlt sich die Nutzung von einem Raumbuchungssystem mit vollständiger Verwaltung. Dadurch werden die Effektivität von Meetings gesteigert und die Kosten für die Organisation gesenkt.

Ein vollständiges Raumbuchungssystem ist ein ganzheitliches Management-System, welches sich gleichermaßen zur Planung und Buchung eignet. Dieses System eignet sich bestens für große Firmen mit regelmäßigen Meetings und Veranstaltungen, sowohl intern als auch extern. 

Welche Eigenschaften sind bei einem Raumbuchungssystem wichtig?

Egal welche Software genutzt wird – Laien sollten im Umgang mit Content-Management-Systemen unbedingt auf die Übersichtlichkeit sowie die Bedienbarkeit des Programms achten. So bringt ein Testsieger nur dann Mehrwert mit, wenn er vom jeweiligen Nutzer auch intuitiv bedient werden kann. Ein Raumbuchungssystem muss somit nicht kompliziert sein und kann mit wenig Aufwand die ganze Arbeit übernehmen. 

Bei der Wahl sollte auch ein weiterer Aspekt berücksichtigt werden – nämlich das Ressourcen-Management: Catering, Türbeschilderungen, Flipcharts oder etwa Beamer müssen gut organisiert und auf ihren Einsatz abgestimmt werden. Die Wahl des richtigen Produktes hängt somit von persönlichen Präferenzen und Bedürfnissen ab bzw. davon, für welche Verwaltung das System benötigt wird.

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